Taikisha đã thiết lập “Quy Tắc Ứng Xử của Công Ty Taikisha Ltd.” như một bộ quy chuẩn về đạo đức và tuân thủ dành cho tất cả cán bộ và nhân viên. Tuân thủ Sứ mệnh “Khách hàng là trên hết”, Taikisha không ngừng nỗ lực nâng cao hệ thống thực hiện các hoạt động kinh doanh công bằng, minh bạch và góp phần vào sự phát triển của xã hội.

Hệ Thống Tuân Thủ

Nhằm nâng cao nhận thức về đạo đức doanh nghiệp và tuân thủ cho toàn thể cán bộ, nhân viên, đồng thời tăng cường quản lý tuân thủ, Taikisha đã thành lập Ủy ban Tuân thủ và Phòng Tuân thủ Doanh nghiệp. Taikisha cũng đã chỉ định các cán bộ phụ trách tuân thủ và thiết lập Kênh Liên hệ tiếp nhận phản ánh (Whistle-blowing Contact Window). Cuộc họp Xem xét Chính sách Doanh nghiệp được tiến hành hàng năm để thảo luận về chính sách, kế hoạch hoạt động tuân thủ và đánh giá thực hiện các hoạt động đó.

Ủy ban Tuân thủ gồm có các Giám đốc Điều hành, Trưởng phòng Tuân thủ Doanh nghiệp và Trưởng phòng Kiểm toán Nội bộ, do Chủ tịch kiêm Giám đốc Đại diện làm Chủ tịch, họp định kỳ hàng tháng. Ủy ban này xem xét và giải quyết các vấn đề liên quan đến tuân thủ trong toàn bộ hoạt động kinh doanh của Công ty, đồng thời giám sát thực hiện các quy định pháp luật. Khi xảy ra sự kiện nghiêm trọng hoặc dấu hiệu có thể xảy ra vi phạm tuân thủ, Công ty sẽ triệu tập Ủy ban Tuân thủ với sự tham gia của toàn thể cán bộ để xử lý kịp thời.

Phòng Tuân thủ Doanh nghiệp thuộc bộ phận độc lập dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Chủ tịch kiêm Giám đốc Đại diện, chịu trách nhiệm tổ chức các chương trình đào tạo tuân thủ, giám sát việc chấp hành pháp luật, hướng dẫn các biện pháp cải tiến, phổ biến thông tin qua hệ thống nội bộ và duy trì nhận thức về Hệ thống tiếp nhận phản ánh. Các hoạt động được triển khai dựa trên chính sách và kế hoạch hoạt động tuân thủ hàng năm, đồng thời Phòng báo cáo kết quả hoạt động lên Ủy ban Tuân thủ.

Cán bộ phụ trách tuân thủ được phân công tại từng phòng ban, chi nhánh, công ty con ở trong và ngoài Nhật Bản, phối hợp chặt chẽ với Phòng Tuân thủ Doanh nghiệp. Phòng Tuân thủ giám sát việc tuân thủ pháp luật trong toàn Tập đoàn và phản hồi kết quả cho các cán bộ phụ trách để họ tiến hành các biện pháp cải tiến cần thiết. Phòng Tuân thủ cũng theo dõi tình hình thực hiện nhằm xây dựng hệ thống cải tiến liên tục cho toàn Tập đoàn.

Sơ đồ Hệ thống Tuân thủ Taikisha

Ngoài ra, Taikisha luôn duy trì và nâng cao sự tuân thủ về thuế, thực hiện nghĩa vụ thuế đầy đủ theo các quy định pháp luật thuế của từng quốc gia, vùng lãnh thổ và theo các quy định quốc tế.

Nỗ Lực Lan Tỏa và Khẳng Định Nhận Thức Tuân Thủ

Taikisha phát hành Sổ tay Tuân thủ tổng hợp các tiêu chuẩn thực hành để tất cả nhân viên dễ dàng nắm bắt và thực thi nghiêm túc. Hàng năm, tháng 10 được chọn là Tháng phát động Tuân thủ, công ty tổ chức các buổi đọc và bàn luận về Sổ tay này dành cho toàn bộ cán bộ, nhân viên, yêu cầu ký cam kết tuân thủ và tổ chức cuộc thi sáng tác khẩu hiệu tuân thủ nội bộ, qua đó tạo ra các áp phích truyền thông nhằm nâng cao nhận thức tại các trụ sở, nhà máy ở cả trong và ngoài nước.

Để củng cố triết lý doanh nghiệp và Quy tắc ứng xử của Taikisha cũng như triển khai đào tạo tuân thủ, chúng tôi thực hiện chương trình học trực tuyến cho toàn bộ nhân viên trong Tập đoàn. Nội dung đào tạo bao gồm các chủ đề thiết yếu, ví dụ như phòng chống thao túng đấu thầu, xử lý chi phí xây dựng đúng quy định, phòng tránh quấy rối, quản lý giờ làm thêm phù hợp và giới thiệu Hệ thống tiếp nhận phản ánh. Bên cạnh đó, các khóa đào tạo chuyên sâu được tổ chức nhằm giúp nhân viên nắm rõ các luật pháp, quy định và nội quy quan trọng, giảm thiểu rủi ro vi phạm.

Khảo Sát Nhận Thức Tuân Thủ

Nhằm đánh giá mức độ nhận thức về tuân thủ, công ty thường xuyên tổ chức khảo sát dành cho toàn bộ nhân viên trong Tập đoàn. Kết quả khảo sát được chia sẻ tới cán bộ phụ trách tuân thủ và được sử dụng để cải thiện môi trường làm việc và nâng cao hiệu quả các hoạt động tuân thủ. Qua đó, chúng tôi tiếp tục đẩy mạnh nhận thức trong toàn công ty.

Giám Sát Rủi Ro Tuân Thủ

Phòng Tuân thủ Doanh nghiệp chủ động giám sát việc tuân thủ luật pháp và quy định thông qua khảo sát nhận thức, phỏng vấn và kiểm tra thực địa. Qua các hoạt động này, phòng phối hợp xử lý và cải tiến liên tục các vấn đề được phát hiện.

Song song đó, chúng tôi tiến hành khảo sát với các nhà thầu phụ tại Nhật Bản nhằm xác minh xem họ có gặp phải yêu cầu không phù hợp nào từ nhân viên Taikisha hay không, đồng thời phổ biến rộng rãi thông tin về Kênh tiếp nhận phản ánh.

Hệ Thống Tiếp nhận phản ánh (Whistle-blowing System)

Taikisha duy trì Hệ thống tiếp nhận phản ánh để phát hiện sớm và xử lý kịp thời các vi phạm tuân thủ. Kênh tiếp nhận gồm Phòng Tuân thủ Doanh nghiệp và một công ty luật độc lập, phục vụ cho cán bộ nhân viên, cán bộ chi nhánh, công ty con, đối tác kinh doanh và nhân viên các đơn vị liên quan. Khi nhận được phản ánh liên quan hoặc nghi ngờ liên quan đến Ban Giám đốc Công ty, Taikisha sẽ phối hợp với Ban Kiểm soát để xử lý một cách độc lập, bảo đảm tính khách quan và không chịu ảnh hưởng từ các lãnh đạo.

Công ty bảo vệ người tố giác bằng quy định bảo mật thông tin và nghiêm cấm việc sa thải hoặc các hành vi bất lợi khác dựa trên hành vi tố giác.

Hệ thống tiếp nhận phản ánh

Quy Tắc Ứng Xử Công Ty Taikisha Ltd.

Nguyên tắc ứng xử

1. Chúng tôi hoạt động tuân thủ pháp luật, quy định, đạo đức, lẽ phải và nội quy của công ty.
2. Quản trị minh bạch dựa trên các tiêu chuẩn công bằng và hợp lý.
3. Luôn đặt khách hàng, đối tác, cổ đông, cộng đồng xã hội và môi trường toàn cầu lên ưu tiên hàng đầu đồng thời tôn trọng nhân quyền của người lao động.
4. Nỗ lực không làm mất uy tín hoặc tổn hại lợi nhuận doanh nghiệp, đồng thời gia tăng giá trị doanh nghiệp.

Tiêu chuẩn đạo đức

Tôn trọng nhân quyền và môi trường làm việc lành mạnh

1. Tôn trọng nhân quyền cơ bản, không phân biệt đối xử về chủng tộc, tôn giáo, quốc tịch, giới tính, khuyết tật, tuổi tác và các yếu tố không liên quan đến công việc.
2. Cấm mọi hình thức quấy rối tình dục hoặc lạm dụng quyền lực trong môi trường làm việc.
3. Tuân thủ nghiêm ngặt các tiêu chuẩn an toàn lao động để phòng ngừa tai nạn.
4. Thực hiện các biện pháp bảo vệ sức khỏe thể chất và tinh thần của nhân viên.
5. Bảo mật quyền riêng tư và thông tin cá nhân của nhân viên và bên ngoài công ty.

Duy trì quan hệ tốt đẹp với các bên liên quan

1. Đảm bảo sự hài lòng và tin cậy của khách hàng thông qua công nghệ tiên tiến và sản phẩm chất lượng cao.
2. Phân phối lợi nhuận phù hợp cho cổ đông, đầu tư, chi phí nhân sự và nghĩa vụ thuế.
3. Cải thiện minh bạch quản lý, công khai thông tin doanh nghiệp phù hợp với quy định pháp luật, nghiêm cấm giao dịch nội gián.
4. Thực hiện giao dịch công bằng, minh bạch với nhà cung cấp nhằm cùng phát triển bền vững.
5. Quan tâm đến cư dân khu vực xung quanh trụ sở, công trường và phòng thí nghiệm.
6. Bảo vệ môi trường thông qua tiết kiệm tài nguyên, năng lượng, giảm thiểu và tái chế chất thải.

Duy trì niềm tin

1. Các cán bộ và nhân viên phải tôn trọng sự tin tưởng và uy tín của Công ty, đồng thời hành động phù hợp với các chuẩn mực đạo đức xã hội.
2. Chúng tôi cam kết từ chối mọi sự can thiệp của các thế lực xã hội đen, bao gồm các tổ chức tội phạm có tổ chức (Boryoku-dan), trong hoạt động kinh doanh của Công ty và sẽ kiên quyết bác bỏ mọi yêu cầu không hợp pháp từ các nhóm này. Công ty nghiêm cấm nhân viên có bất kỳ quan hệ nào với các thành viên của những nhóm trên

Cạnh tranh lành mạnh, giao dịch công bằng, tiếp khách và quà tặng

1.       Chúng tôi tuân thủ nghiêm ngặt các luật và quy định, trong đó có Luật Chống độc quyền, nhằm đảm bảo cạnh tranh công bằng và việc tổ chức đấu thầu minh bạch.

2.       Công ty nghiêm cấm mọi hành vi hối lộ, chia sẻ lợi ích không chính đáng hay đưa ra các khoản hỗ trợ bất hợp pháp, đồng thời tuân thủ các quy định pháp luật liên quan như Luật Kiểm soát Quỹ Chính trị và Luật Bầu cử Công chức.

3.       Các hoạt động tiếp khách và trao tặng quà phải được thực hiện trên cơ sở đạo đức và các quy tắc ứng xử xã hội. Do đó, việc nhận quà hoặc tiếp khách có thể ảnh hưởng đến quyết định trong quá trình thực hiện công việc là không được phép.

Quản lý tài sản và tôn trọng quyền sở hữu

1.       Nhân viên bị nghiêm cấm sử dụng bất kỳ tài sản nào của Công ty cho mục đích cá nhân hoặc mục đích khác không nhằm đem lại lợi ích cho Công ty.

2.       Chúng tôi tôn trọng quyền sở hữu tài sản của các doanh nghiệp hoặc cá nhân khác ngoài Công ty và không bao giờ được phép gây hư hại hoặc xâm phạm quyền tài sản đó, bao gồm cả quyền sở hữu trí tuệ và các quyền tài sản vô hình khác.

Xử lý thông tin mật

1.       Nhân viên không được tiết lộ bất kỳ thông tin nào thu thập được trong quá trình hoạt động kinh doanh, trừ những thông tin đã được công khai trước đó. Đặc biệt, các thông tin do các công ty khác cung cấp phải được bảo mật nghiêm ngặt.

2.       Nhân viên cũng không được phép sử dụng các phương tiện hoặc cách thức trái phép để tiếp cận thông tin nội bộ hoặc bên ngoài.

3.       Quy định về việc xử lý và bảo mật thông tin như trên cũng áp dụng tương tự đối với nhân viên đã nghỉ việc, nhân viên tạm thời, nhân viên hợp đồng, và các đối tác kinh doanh.